Trong quy trình làm thủ tục du học Nhật Bản thì bước làm hồ sơ là bước vô cùng quan trọng. Vì nó quyết định việc bạn có được đi du học hay không! Bạn có thể tự làm hồ sơ hoặc nhờ sự hỗ trợ của các công ty tư vấn du học.
Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết các bước làm hồ sơ du học để bạn tham khảo.
Các giấy tờ bản thân cần có
Dù bạn tự làm hồ sơ du học Nhật Bản hay nhờ sự hỗ trợ của các công ty tư vấn du học, bạn vẫn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
Giấy tờ cá nhân
- Ảnh 3×4: 14 chiếc, chụp nền trắng, áo trắng trong vòng 3 tháng.
- Giấy khai sinh: 2 bản photo công chứng, có số hiệu – số quyển ở góc trên bên phải
- CMND của học sinh: 2 bản photo công chứng rõ mặt, rõ số, có thời hạn dưới 15 năm
- Hộ khẩu gia đình (có thông tin học sinh): 2 bản photo công chứng
- Hộ chiếu: 1 quyển, bản gốc. Nộp bổ sung trước 2 tháng tính từ thời điểm dự định xuất cảnh.
- Giấy xác nhận công việc của học sinh (nếu đã từng đi làm): 3 bản chính được công ty đóng mộc, ghi rõ thông tin công ty (tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế,..), thời gian làm việc từ tháng/năm nào đến tháng/năm nào.
Giấy tờ học vấn
- Học bạ THPT (với học sinh tốt nghiệp cấp 3)
- Bằng tốt nghiệp THPT hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời (đối với học sinh tốt nghiệp cấp 3), Giấy xác nhận sinh viên (đối với sinh viên đang theo học) hoặc Bằng tốt nghiệp (với sinh viên đã tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học. Nếu học hệ liên thông, cần nộp bằng và bảng điểm của các cấp dưới, nếu tốt nghiệp trung cấp, trường nghề (học 2 năm) cần nộp thêm bằng tốt nghiệp và học bạ cấp 3.): 3 bản photo công chứng và bản gốc.
- Bảng điểm (đối với sinh viên đang theo học hoặc đã tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học): bản gốc và 3 bản photo công chứng
Giấy tờ tài chính
- Xác nhận thu nhập: 2 bản chính (có mẫu phù hợp với từng công việc)
- Xác nhận thuế: 2 bản chính (có mẫu phù hợp với từng công việc)
- Nếu người bảo lãnh không phải người có tên trong sổ hộ khẩu (cha, mẹ, anh, chị, em,..) cần bổ sung đơn cam kết bảo trợ tài chính (theo mẫu)
Giấy tờ khác (nếu có)
- Giấy chứng nhận năng lực tiếng Nhật như: JLPT, NAT-TEST, TOPJ, JTEST,…cấp độ từ N1 đến N5: 2 bản gốc gồm bằng và bảng điểm chi tiết
- Nếu bạn là tu nghiệp sinh, bổ sung thêm chứng chỉ hoàn thành tu nghiệp sinh và hợp đồng tu nghiệp: 1 bản gốc và 3 bản công chứng
Các giấy tờ người bảo lãnh cần có
- CMND của người bảo lãnh: 2 bản photo công chứng, có thời hạn dưới 15 năm.
- Hộ khẩu của người bảo lãnh: Nếu người bảo lãnh không chung hộ khẩu với học sinh.
- Giấy xác nhận bảng lương: đối với công nhân viên chức: 3 bản photo công chứng
- Giấy phép kinh doanh, giấy khai thuế môn bài (3 năm gần nhất): đối với hộ kinh doanh: 3 bản photo công chứng
- Sổ đỏ nhà đất hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: đối với người làm nông nghiệp: 3 bản photo công chứng
Như vậy, tổng hợp lại tất cả các giấy tờ cần nộp như sau:
| STT | Loại giấy tờ cần nộp | Số lượng | Ghi chú |
| 1 | Ảnh 3×4 | 14 | Mặc áo trắng, ảnh nền trắng |
| 2 | Giấy khai sinh | 2 | Photo công chứng, có số hiệu – số quyển ở góc trên bên phải |
| 3 | CMND của học sinh | 2 | photo công chứng rõ mặt, rõ số, có thời hạn dưới 15 năm |
| 4 | Hộ khẩu gia đình | 2 | Photo công chứng |
| 5 | Hộ chiếu | 1 | Bản gốc |
| 6 | Giấy xác nhận công việc của học sinh (nếu đã từng đi làm) | 3 | Bản chính, được công ty đóng mộc, ghi rõ thông tin công ty (tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế,..), thời gian làm việc từ tháng/năm nào đến tháng/năm nào. |
| 7 | Học bạ THPT | 1 | Bản gốc |
| 8 | Bằng tốt nghiệp THPT hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời (đối với học sinh tốt nghiệp cấp 3), Giấy xác nhận sinh viên (đối với sinh viên đang theo học) hoặc Bằng tốt nghiệp (với sinh viên đã tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học. Nếu học hệ liên thông, cần nộp bằng và bảng điểm của các cấp dưới, nếu tốt nghiệp trung cấp, trường nghề (học 2 năm) cần nộp thêm bằng tốt nghiệp và học bạ cấp 3.) | 4 | 3 bản photo công chứng, 1 bản gốc |
| 9 | Bảng điểm (đối với sinh viên đang theo học hoặc đã tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học) | 4 | 3 bản photo công chứng, 1 bản gốc |
| 10 | Xác nhận thu nhập | 2 | Bản chính (có mẫu phù hợp với từng công việc) |
| 11 | Xác nhận thuế | 2 | Bản chính (có mẫu phù hợp với từng công việc) |
| 12 | Đơn cam kết bảo trợ tài chính (theo mẫu) | 2 | Nếu người bảo lãnh không phải người có tên trong sổ hộ khẩu (cha, mẹ, anh, chị, em,..) |
| 13 | Giấy chứng nhận năng lực tiếng Nhật như: JLPT, NAT-TEST, TOPJ, JTEST,…cấp độ từ N1 đến N5 | 2 | 2 bản gốc gồm bằng và bảng điểm chi tiết |
| 14 | Chứng chỉ hoàn thành tu nghiệp sinh và hợp đồng tu nghiệp (Nếu bạn là tu nghiệp sinh) | 4 | 1 bản gốc và 3 bản công chứng. |
| 15 | CMND của người bảo lãnh | 2 | Photo công chứng, có thời hạn dưới 15 năm. |
| 16 | Hộ khẩu của người bảo lãnh (Nếu người bảo lãnh không chung hộ khẩu với học sinh) | 2 | Photo công chứng. |
| 17 | Giấy xác nhận bảng lương (Đối với công nhân viên chức) | 3 | Photo công chứng. |
| 18 | Giấy phép kinh doanh, giấy khai thuế môn bài (3 năm gần nhất) (Đối với hộ kinh doanh) | 3 | Photo công chứng.
|
| 19 | Sổ đỏ nhà đất hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Đối với người làm nông nghiệp) | 3 | Photo công chứng. |
Quy trình các bước hoàn thiện hồ sơ
Sau khi được tư vấn chương trình du học và chuẩn bị những hồ sơ cần thiết như trên, quy trình hoàn thiện hồ sơ tiếp theo cần thực hiện như sau:
Bước 1: Học sinh chuẩn bị và nộp hồ sơ du học theo yêu cầu. Trong thời gian này, học sinh cần được đào tạo thêm về kỹ năng tiếng Nhật và văn hoá Nhật để đủ khả năng tham gia phỏng vấn với các trường Nhật ngữ.
Bước 2: Học sinh tham gia phỏng vấn với trường Nhật ngữ bao gồm thi viết và trả lời câu hỏi. Thông thường, nếu học sinh đăng ký hồ sơ du học Nhật Bản tại công ty tư vấn du học, sẽ được hướng dẫn chi tiết để phỏng vấn thành công vòng này.
Bước 3: Sau khi đậu phỏng vấn, học sinh nộp lệ phí xét duyệt hồ sơ, trường sẽ nộp hồ sơ của học sinh lên Sở lưu trú Nhật Bản để xin cấp giấy chứng nhận lưu trú cho học sinh. Sau 2 tháng Sở lưu trú sẽ thông báo kết quả.
Bước 4: Trường gửi bản photo “Giấy xác nhận lưu trú” và “Giấy yêu cầu nộp học phí” để học sinh chuyển tiền học phí và chi phí khác cho trường. Sau đó, trường gửi lại “Giấy báo nhập học” và “Giấy xác nhận lưu trú” bản gốc cho học sinh.
Bước 5: Học sinh làm thủ tục xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Việt Nam
>>> Xem thêm: 9 Điều bạn cần biết để xin visa du học Nhật Bản dễ dàng
Bước 6: Sau 3- 5 ngày, học sinh lấy visa và dự kiến ngày bay sang Nhật Bản. Sau khi sang Nhật, nếu có nhu cầu đi làm thêm, học sinh sẽ làm thủ tục xin cấp giấy chứng nhận sinh hoạt ngoại khoá và được trường hỗ trợ giới thiệu việc làm.
Thông thường, các bạn học sinh làm thủ tục hồ sơ du học Nhật Bản thông qua công ty tư vấn du học sẽ được hướng dẫn từng bước và hỗ trợ tận tình để khả năng hồ sơ của học sinh được duyệt cao hơn khi học sinh tự làm hồ sơ.
Lưu ý trước khi nộp hồ sơ du học Nhật Bản
Xác định trường muốn học và thời gian nhập học: Trước khi nộp hồ sơ du học Nhật Bản, hãy chắc chắn bạn đã xác định rõ mục đích, thời gian và ngành học mình lựa chọn. Hãy tìm hiểu thật kỹ thông tin về trường bạn muốn học, thời gian nhập học để làm hồ sơ kịp thời, nếu không bạn sẽ phải đợi đến kỳ tuyển sinh tiếp theo.
Chuẩn bị tài chính: Một lưu ý quan trọng nữa là hãy chuẩn bị tài chính trước khi làm hồ sơ. Tài chính vững vàng hoặc được chuẩn bị trước sẽ không khiến bạn bị động hoặc bị ảnh hưởng tâm lý trong quá trình làm hồ sơ.
Nôp hồ sơ sớm để kịp thời xử lý nếu có vấn đề: Cuối cùng, sau khi tìm hiểu kỹ trường và thời gian tuyển sinh, bạn hãy sắp xếp nộp hồ sơ sớm để được hướng dẫn hoặc kịp thời xử lý nếu có vấn đề phát sinh. Thông thường, học sinh đăng ký du học Nhật Bản sẽ phải nộp hồ sơ trước 3 tháng khi khóa học bắt đầu.
Trên đây là những hướng dẫn chi tiết các bước làm hồ sơ du học Nhật Bản để bạn tham khảo.
Chỉ cần bạn có mong muốn đi du học Nhật Bản, mọi thủ tục hãy để TH lo!